Consejos para mejorar tu uso de Microsoft Excel – Excel para un uso más profesional

Durante nuestra vida universitaria es común ver asignaturas ligadas a las herramientas ofimáticas, tratamiento de datos, destreza numérica y demás, no importa la carrera. Por ejemplo, en el programa de Derecho que se enfoca a leyes y abogacía, se ven clases de estadística y matemáticas básicas porque el abogado debe estar en capacidad de liquidar nóminas y liquidaciones. En las ingenierías es aún más común el uso de números, y con el desarrollo digital y tecnológico, los métodos convencionales como cálculos manuales pasaron a un segundo plano y los programas para el análisis, gestión y documentación de datos son lo más utilizado en este nuevo contexto.

Dicho esto, el paquete de Office de Microsoft cuenta con el Excel, el programa más utilizado en el mundo para el análisis de datos, muy seguramente lo conozcas y lo hayas utilizado en tu carrera universitaria, pero muchas personas desconocen el potencial de este programa, y no saben el provecho que pueden sacarle gracias a la infinidad de herramientas que tiene.

Excel es un programa intuitivo de utilizar, pero te aseguro que tiene más cosas de las que te imaginas, y es por ello que, con este blog, te daremos algunos consejos para mejorar su uso y sacarle el máximo a esta poderosa herramienta.

  1. Mantén organizadas las hojas de cálculo: Aunque suene algo simple, la organización es lo más importante las hojas de cálculo, porque a pesar de que cada hoja tiene una capacidad de millones de celdas, manejar, por ejemplo, un punto en cada hoja de cálculo, permite tener un orden lógico. Este apartado está ligado al aprovechamiento de los complementos, no olvides que Excel permite sombrear de colores las celdas, combinar, centrar, ajustar y más importante, darle bordes a las celdas para que se distingan claramente unas de otras.
  2. Utiliza reglas condicionales: Muchas veces cuando utilizamos Excel, manualmente resaltamos celdas según alguna condición, por ejemplo, si es un valor determinado poner color verde o rojo, y si es otro un color azul, pero esto es una tarea tediosa cuando son muchos datos, para ello, la herramienta de “formato condicional” puede ser un gran aliado, permitiendo dar un formato a la cantidad de datos que quieras según reglas predefinidas, o tus propias reglas. Esta regla de formato condiciona también te ayuda a identificar valores duplicados en una lista y resaltarlos.
  3. Utiliza botones rápidos en vez de fórmulas: Muchas veces requerimos sumar algunos valores, conocer su promedio, valor máximo, cantidad de datos o demás medidas estadísticas. Un error común es escribir la fórmula en la fila de datos, colocar por ejemplo =SUMA(rango), pero hay maneras más eficientes de conseguirlo solo con un clic.
    En la parte superior de la pestaña “INICIO” hay un símbolo sigma, o conocido como sumatoria, solo con darle clic, realizará la autosuma de la fila de datos que queremos analizar, también en la parte derecha con la pestaña, se puede elegir el valor máximo, mínimo, promedio de datos e incluso emplear más funciones, así evitas la prueba y error, o hacer el proceso tedioso, únicamente hacer todo a un clic.
  4. Relleno automático: Muchas veces debemos crear datos de grandes valores, por ejemplo, aumentar de 6 en 6 hasta llegar a 600, y hacerlo manualmente puede ser una tarea tediosa, y aunque muchas personas conocen la forma de arrastrar el patrón, si no se hace correctamente se pueden cometer errores. Dicho esto, hay un botón que permite el auto relleno con las condiciones que uno desee.

    Al darle en series, es posible que se aumenten los números tanto vertical como horizontalmente (columnas y filas), y en la amplitud que uno desee mediante la parte de “incremento”, así mismo, se puede fijar un límite, y elegir el tipo de tendencia, de modo que siempre se pueden generar valores organizados, como se desean y sin un esfuerzo mayor que no tardará más de 20 segundos.
  5. Utiliza tablas dinámicas: Muchas veces tenemos grandes conjuntos de datos, y no aprovechamos el potencial de organización de las tablas dinámicas, estas permiten generar filtros, realizar sumas sencillas, excluir información, sacar promedios, datos, análisis, combinar variables y un sinfín de herramientas que, de hacerlas de forma manual se tardaría horas, mientras que las tablas dinámicas lo hacen en segundos.
  6. Aprende a utilizar Macros: Hablar de macros es un tema extenso que nos tomaría más de diez blogs, pero como recomendación, no omitas esta poderosa herramienta para optimizar acciones, algunos macros son muy sencillos de programar y asignarles a una figura determinada, y los beneficios que generaría serían muy grandes, así que aprovecha esta herramienta.

Existe un sinfín de consejos adicionales para mejorar tu uso en Excel, como es aprovechar el primer botón arriba de la primera celda para seleccionar todo el contenido, que con la pestaña “Vista” puedes hacer acciones como fijar columnas o filas para mayor dinamismo, también el uso de comandos como CTRL+E para seleccionar todo, sin embargo, todo es un proceso continuo, y como consejo final es que nunca pares aprender, existen muchos materiales de autoaprendizaje en línea para mejorar tu Excel, y en TusTrabajos.co próximamente publicaremos nuevos tips para mejorar tu vida universitaria gracias a un mejor manejo de tus herramientas ofimáticas.

Recuerda también que en Tus Trabajos.co contamos con expertos de todas las áreas, tenemos profesionales con un manejo profesional de Excel a profundidad, si tienes dudas, necesitas asesorías o cuentas con algún trabajo en Excel que no comprendas o no has podido solucionar, relájate… y contacta a TUS TRABAJOS.CO, tu mejor aliado hasta tu proceso de graduación.